Au cours des dernières années, nous avons appris une chose ou deux sur ce qui sépare un effort de mise en œuvre de système bon ou moyen d'une mise en œuvre de solution réussie. Ceux qui sont géniaux ont quelques points communs. Sans surprise, ils ont tous un excellent leadership, une excellente communication et suivent un plan.
Dans cet article de blog, nous allons aborder certaines des étapes les plus critiques pour une mise en œuvre de solution réussie ainsi que ce que nous pensons être la recette du succès.
La sélection est la clé
Il est très courant que les entreprises de biotechnologie et les laboratoires pharmaceutiques s’appuient sur des fournisseurs de solutions pour leurs besoins en matière de sérialisation et de conformité. Identifier et sélectionner le bon fournisseur de solutions est un processus long et difficile. Choisir le bon fournisseur de solutions peut engendrer des résultats positifs à long terme tels que l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement et des économies de coûts, mais si vous sélectionnez le mauvais fournisseur de solutions, vos chaînes de fabrication risquent de rencontrer des problèmes de production et d’exécution, voire pire : elles pourraient s'arrêter brutalement.
Identification d’un promoteur de projet
Bien qu’il soit essentiel de choisir le bon fournisseur, il est tout aussi important d’identifier le promoteur de projet interne approprié pour collaborer avec l’équipe de mise en œuvre de la solution afin de communiquer les problèmes, les risques et le statut à leur entreprise et de travailler main dans la main avec le fournisseur pour résoudre les problèmes. Le promoteur de projet est généralement une personne qui fait partie de l’unité opérationnelle chargée de la mise en œuvre du logiciel, et il a la responsabilité et l’imputabilité internes et globales de la réussite du projet. Enfin, il veille à ce que le fournisseur de solutions réponde aux exigences identifiées dans l’énoncé des travaux ou le contrat.
Création d’un plan de projet
Cela semble évident, mais souvent, dans la hâte de se lancer, la planification de projet passe au second plan. Un bon fournisseur de solutions élaborera un plan de projet avec activités et dates. Le sponsor du projet doit examiner le plan du projet avec son équipe interne et s'assurer qu'il n'y a aucun problème. S'il existe des dépendances, le plan du projet doit refléter ces dépendances.
Identifiez la personne qui sera responsable de la mise à jour du plan de projet et sa fréquence de mise à jour, et tenez-vous-y. Piloter le calendrier et les activités permet de garantir que la mise en œuvre a lieu à temps. Si le plan de projet s’écarte du calendrier, vous serez en mesure d’en communiquer la cause et d’en connaître l’impact rapidement.
Demandes de connexion et identification des partenaires commerciaux
Identifier et alerter tous les partenaires commerciaux avant la mise en œuvre aide non seulement le fournisseur de solutions à intégrer rapidement les partenaires commerciaux, mais ces derniers sont également ainsi mis en alerte pour les demandes. Les partenaires commerciaux sont occupés eux aussi, et ils travaillent mieux lorsqu’ils savent qu’une demande de connexion est imminente. De plus, l’identification précoce des partenaires commerciaux et de leur méthode de connexion préférée permet d’identifier ceux qui disposent de systèmes et connexions compatibles et ceux qui n’en disposent pas. En sachant cela, l’équipe de mise en œuvre pourra élaborer des stratégies pour résoudre les problèmes de connexion et informer le promoteur du projet des risques et problèmes potentiels.
Communication du statut des risques et des problèmes
L'une des principales raisons pour lesquelles les projets de mise en œuvre du système échouent est le manque de communication. Avant la mise en œuvre, il est sage de s'asseoir avec l'équipe de direction du promoteur du projet et du fournisseur de solutions pour identifier les risques et problèmes potentiels. Pour chaque risque, évaluez le niveau d'impact et définissez une stratégie d'atténuation. Cependant, si un risque devait devenir un problème, portez-le rapidement au parrain du projet et à l'équipe de direction. Au moment où un risque devient un problème, il est souvent trop tard pour l'atténuer avec peu ou pas d'impact, il est donc préférable d'avoir un plan pour réduire les risques à l'avance et atténuer activement les problèmes s'ils se produisent.
Établissement d’un retour d’expérience
Cela peut avoir l’air d’un cliché, mais le client et le fournisseur de solutions ont tous les deux beaucoup à gagner en effectuant une analyse rétrospective ou un retour d’expérience. Même si la mise en œuvre est réussie, il est essentiel de documenter ce qui a bien fonctionné. Si le projet était difficile, cette étape permet aux deux parties de discuter de ce qui a posé problème. S’il y a des questions encore en suspens, le fournisseur a ainsi la possibilité de les résoudre pour le client. Un bon fournisseur de solutions travaille toujours avec acharnement pour résoudre tout problème et s’assure que tout est en ordre et résolu avant le transfert.
Réflexions finales
Bien que les efforts de mise en œuvre de la sérialisation comportent davantage d’étapes, vous devez au moins suivre celles-ci. Grâce à elles, vous éviterez les pièges courants mais sans elles, vous subirez des retards inutiles et certaines difficultés.
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