Eficaz gestión de cumplimiento requiere tiempo y esfuerzo, pero es mucho mejor estar preparado y prevenir problemas antes de que ocurran. Violar las regulaciones que rigen su industria significa que corre el riesgo de perder clientes, dañar su reputación y perjudicar sus resultados. Afortunadamente, adoptar un enfoque proactivo significa que puede abordar muchos de los desafíos de cumplimiento que enfrentan las empresas. Echemos un vistazo más de cerca a los sistemas de gestión de cumplimiento y sus beneficios.
¿Qué es la gestión de cumplimiento?
Las empresas de cualquier sector deben comprender y seguir las reglamentaciones locales, estatales, federales o internacionales que afectan la forma en que hacen negocios. La gestión de cumplimiento es el conjunto de herramientas y procedimientos que utiliza una empresa para garantizar que cumple con las leyes que rigen su industria. Los requisitos reglamentarios pueden ser establecidos por:
- Entidades gubernamentales
- Sindicatos
- Asociaciones comerciales u otras organizaciones industriales
Por ejemplo, las compañías farmacéuticas deben cumplir con la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos de EE. UU. (DSCSA), cuyos requisitos incluyen la serialización de productos y el intercambio electrónico de datos interoperables. Del mismo modo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) de la Administración de Drogas y Alimentos de los EE. UU. (FDA) tiene requisitos específicos para la trazabilidad y el intercambio de datos..
¿Por qué es importante la gestión del cumplimiento?
Los requisitos de cumplimiento a menudo se implementan para garantizar un comportamiento ético hacia los clientes o competidores. Las regulaciones claras y exigibles establecen estándares para las empresas, los gobiernos y las organizaciones de la sociedad civil.
El incumplimiento de las leyes o reglamentaciones aplicables podría dar lugar a multas, tarifas, suspensión de operaciones comerciales, revocación de licencias o certificaciones u otros problemas de cumplimiento. Por lo tanto, muchas empresas crean y establecen programas de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento (GRC) para minimizar su riesgo.
Tres enfoques para la gestión del cumplimiento
Una solución de gestión de cumplimiento puede variar de simple a compleja y debe adaptarse de manera única a la estructura y la industria de una organización. Tres métodos comunes de gestión del cumplimiento son:
Enfoque estricto de arriba hacia abajo
Este es el enfoque más rígido para la gestión del cumplimiento. Las políticas internas son creadas e implementadas por la persona o equipo en la parte superior del organigrama. No hay lugar para la flexibilidad o la interpretación. Por lo general, se necesita un modelo de arriba hacia abajo cuando la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados o de las personas a las que sirven son primordiales. Por ejemplo, un operador de guardería debe seguir todas las normas estatales y locales creadas para mantener seguros a los menores.
Enfoque sin manos
Por el contrario, un enfoque de no intervención es el tipo de gestión de cumplimiento más flexible. En este modelo, el liderazgo puede establecer estándares de cumplimiento, pero la implementación de los procesos comerciales diarios se entrega a los gerentes intermedios u otros empleados.
Este enfoque puede funcionar en ciertas situaciones. Por ejemplo, un franquiciador que tiene establecimientos de comida al por menor en diferentes estados puede estar sujeto a inspecciones del departamento de salud en cada estado. Reconociendo que cada franquiciado está sujeto a un conjunto diferente de regulaciones, pueden dejar que cada administrador del sitio implemente la capacitación o una lista de verificación de inspección en su respectiva franquicia.
Modelo compartido o distribuido
En este enfoque, las actividades de cumplimiento son compartidas por los empleados de toda la organización. En lugar de recibir pautas estrictas de una autoridad central, los departamentos o equipos pueden compartir la responsabilidad de crear e implementar actividades de cumplimiento. O bien, la organización puede emitir una política central y solicitar comentarios de los empleados sobre qué cambiar o mejorar. Un modelo distribuido puede funcionar especialmente bien cuando las empresas están implementando regulaciones recientemente emitidas y necesitan comentarios del personal en la primera línea de su industria.
Desafíos de la gestión del cumplimiento
La implementación cuidadosa y proactiva de las medidas de cumplimiento ayuda a ahorrar tiempo y dinero en el futuro. Pero la gestión del cumplimiento no está exenta de desafíos, que pueden incluir:
- Panorama regulatorio en evolución: Ya sea que sea una empresa nueva o una corporación multinacional, mantenerse al día con las regulaciones nuevas y cambiantes puede ser difícil. En un entorno empresarial cada vez más complejo, tiene sentido que las organizaciones tengan dificultades para mantenerse al día.
- Cambiando los entornos de trabajo: En los últimos años, cada vez más empresas han adoptado un modelo de trabajo híbrido. Si bien permitir que los empleados trabajen desde cualquier lugar puede ayudar a las organizaciones a mantenerse ágiles, también las expone a un nuevo conjunto de riesgos de ciberseguridad y desafíos de recursos humanos.
- Gestión de proveedores: No se puede ser un experto en todo. Es comprensible que las empresas a menudo se asocien con proveedores externos para ciertos servicios, ya sea administración de beneficios, soporte de TI o servicios legales. Una investigación de antecedentes inadecuada o una diligencia debida insuficiente pueden significar que termine trabajando con proveedores que no cumplen con los requisitos de su industria.
Productos farmacéuticos, alimentos y bebidas y cosméticos
Las empresas de las industrias farmacéutica, de alimentos y bebidas y cosmética se enfrentan a desafíos únicos en lo que respecta a la gestión del cumplimiento. Los consumidores necesitan saber que los alimentos que comen, los medicamentos que toman y los productos de cuidado personal que usan son seguros.
Cumplimiento farmacéutico regulaciones como la DSCSA de EE. UU. y la Directiva sobre medicamentos falsificados de la UE (EU FMD) para mejorar la seguridad del paciente, garantizar la integridad del producto y mantener los medicamentos falsificados fuera de la cadena de suministro. Para la industria alimentaria, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) y directrices como la Iniciativa Global de Seguridad Alimentaria (GFSI) existen para hacer que el suministro de alimentos sea más seguro y reducir las tasas de enfermedades transmitidas por los alimentos. Las regulaciones para los cosméticos varían ampliamente de un país a otro, pero en general, las empresas deben tomar medidas para garantizar que sus productos sean seguros, tengan etiquetas de ingredientes completas y puedan verificar las afirmaciones de sus etiquetas.
En todas estas industrias, los organismos reguladores buscan cada vez más mejorar transparencia de la cadena de suministro y trazabilidad.
Mejores prácticas de gestión de cumplimiento
Las empresas pueden respaldar el cumplimiento normativo a través de las mejores prácticas, tales como:
- Documentación completa: En caso de duda, documente todo, incluso si no lo exige la ley. Un depósito de documentos central facilita que los empleados de toda la organización encuentren la información que necesitan y evitan el incumplimiento.
- Establecer estándares de datos: Asegúrese de cumplir con los estándares de la industria para obtener datos de alta calidad en todas las operaciones comerciales. Los datos inexactos o incompletos significan que estará menos preparado para generar informes de cumplimiento precisos.
- Educación y compromiso: Conozca su industria por dentro y por fuera. Mantenerse conectado con las asociaciones de la industria, participar en la educación continua y asistir a eventos y conferencias ayuda a la organización a mantenerse al día sobre los cambios y las tendencias de la industria.
Cómo crear un programa de gestión de cumplimiento
Ya sea que esté implementando la gestión de cumplimiento en un nuevo negocio o revisando un programa de cumplimiento existente, estos pasos son fundamentales:
Realice una evaluación de riesgos exhaustiva
Comience por evaluar los riesgos internos y externos que podrían afectar el cumplimiento normativo. Revise cada departamento para identificar y documentar posibles problemas y recopilar datos cualitativos y cuantitativos que pueda comparar con los estándares normativos.
Establecer Políticas y Procedimientos Corporativos
Consulte la guía de la industria para ayudarlo a crear un borrador inicial de su política de cumplimiento. Es probable que necesite aportes de las partes interesadas de toda la organización, incluidos los líderes de TI, recursos humanos, legales, financieros y de gestión de riesgos. Si aún no tiene un oficial de cumplimiento, deberá nombrar (o contratar) uno.
Comunicar el plan y brindar capacitación
Una vez que su organización tenga una política de cumplimiento final, debe comunicarla a todo el personal y a los funcionarios de la junta. Dedique tiempo a la capacitación específica sobre la política, cómo usar una lista de verificación de cumplimiento y cómo realizar una auditoría interna. Asegúrese de que todo el personal esté familiarizado con los cambios regulatorios o las nuevas reglas para el mantenimiento de registros y la presentación de informes.
Cuenta para mantenimiento de rutina
Programe revisiones regulares de la política de cumplimiento de su organización para asegurarse de que refleje los cambios en su industria u operaciones comerciales. Presupueste los recursos para ayudar a su equipo de cumplimiento a mantenerse al tanto de los cambios en la industria y las nuevas regulaciones.
Realizar auditorías periódicas de cumplimiento
Las auditorías internas de rutina pueden ayudar a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en una bola de nieve. Además, las auditorías periódicas garantizan que su empresa esté mejor preparada para responder a las consultas de los organismos gubernamentales o reguladores. Si se descubren infracciones o vulnerabilidades a través de una auditoría interna, tome medidas correctivas de inmediato y revise las políticas existentes para ver si hay alguna manera de prevenir problemas similares en el futuro.
Soluciones de gestión de cumplimiento
Además de un conjunto de procedimientos internos, un solución de gestión de cumplimiento Debería incluir:
- Herramientas de auditoría
- Capacitación y educación continuas sobre cumplimiento para el personal
- Supervisión de la junta y la gerencia
Además, las herramientas y aplicaciones de flujo de trabajo pueden ayudar a organizar los procesos de cumplimiento y automatizar ciertas tareas, como el análisis de datos.
Sistemas de gestión del Compliance
Hoy en día, muchas organizaciones confían en las herramientas digitales para optimizar sus esfuerzos de cumplimiento. Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) bien diseñado puede:
- Mejore la calidad de los datos y el análisis empresarial
- Garantice la consistencia en múltiples ubicaciones comerciales o sucursales
- Facilite el seguimiento, la trazabilidad y la generación de informes
- Automatice las tareas rutinarias para que los empleados puedan concentrarse en otras prioridades comerciales
- Minimizar la exposición general al riesgo de una organización
Software de gestión de cumplimiento
El software de gestión de cumplimiento ofrece una plataforma central para comunicar, supervisar y documentar las actividades de cumplimiento en toda la empresa. Estamos comprometidos a mejorar la gestión del cumplimiento a través de la transparencia de la cadena de suministro. Con nuestras soluciones industriales personalizadas, puede realizar un seguimiento de su cadena de suministro en tiempo real, sin importar dónde se encuentre su empresa. rfxcel atiende a empresas del sector farmacéutico, industria de alimentación y bebidasy las industrias de bienes de consumo en todo el mundo. Para obtener más información sobre nuestras soluciones de software de cumplimiento o programar una demostración, contáctenos .
