¿Cuenta su empresa con soluciones efectivas de gestión de cumplimiento y soluciones de gestión de riesgos? En un panorama regulatorio en constante cambio, las empresas necesitan herramientas sofisticadas para administrar sus esfuerzos de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) y reducir su exposición al riesgo. Obtenga información sobre la implementación de la gestión del cumplimiento y las mejores prácticas en esta guía de rfxcel.
Comprensión de las soluciones de gestión de cumplimiento
La gestión del cumplimiento se refiere al conjunto de políticas y procedimientos que utiliza una organización para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen su industria. Las soluciones de gestión de cumplimiento tienen como objetivo:
- Identificar y prevenir violaciones
- Mejorar las prácticas comerciales
- Construir y mantener la confianza del consumidor
- Garantizar un comportamiento ético en la industria.
Los requisitos de cumplimiento varían según el sector y el país. Por ejemplo, en los Estados Unidos, las empresas farmacéuticas deben adherirse a las ley estadounidense de seguridad de la cadena de suministro de medicamentos (Drug Supply Chain Security Act - DSCSA) y en la Unión Europea están obligados por el Directiva sobre medicamentos falsificados (EU FMD). Las empresas de alimentos en los Estados Unidos deben cumplir con las reglas bajo la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA).
El cumplimiento normativo es un requisito, no un objetivo. Las empresas que se encuentran en incumplimiento pueden enfrentar duras consecuencias, incluidas sanciones corporativas y multas emitidas por el gobierno. Además, corren el riesgo de dañar su reputación y perder clientes. El incumplimiento también puede resultar en acciones correctivas costosas, como retirar un producto.
Muchas empresas ahora confían en soluciones de software para administrar y centralizar sus esfuerzos de cumplimiento. El software de cumplimiento ofrece herramientas de seguimiento y auditoría para garantizar que las prácticas comerciales se alineen con las leyes y regulaciones aplicables. Esto ayuda a reducir los errores manuales y proporciona un seguimiento continuo en toda la organización.
Beneficios de las soluciones de gestión de cumplimiento
Además de garantizar el cumplimiento de las normas y los estándares de la industria, las soluciones eficaces de gestión del cumplimiento ofrecen una variedad de beneficios, que incluyen:
- Riesgo reducido: Los procesos de gestión efectivos minimizan los riesgos legales y financieros asociados con el incumplimiento.
- Eficiencia: El software de gestión de cumplimiento puede agilizar las tareas rutinarias y reducir los procesos manuales, liberando al personal para que se concentre en otras prioridades.
- Seguridad: Una buena solución de cumplimiento también tendrá medidas de seguridad para proteger la privacidad de los datos y mejorar la ciberseguridad.
- Ahorro de costes: Una solución de riesgo y cumplimiento puede señalar los riesgos antes de que causen implicaciones financieras.
Características clave de las soluciones de gestión de cumplimiento
Si su empresa está en el mercado para una nueva plataforma de gestión de cumplimiento, busque una solución que incluya estas características:
- Seguimiento y seguimiento del cumplimiento: Su software debe administrar un depósito centralizado de las regulaciones y requisitos relevantes para su industria.
- Gestión de pólizas: Las soluciones de gestión de cumplimiento pueden ayudar a los equipos a desarrollar, actualizar y comunicar políticas estandarizadas en toda su organización.
- Evaluación y mitigación de riesgos: La identificación y gestión proactivas de los riesgos de cumplimiento pueden ayudar a las empresas a evitar multas, tarifas y sanciones.
- Perspectivas de datos: Las empresas pueden revisar las actividades de cumplimiento en tiempo real y generar informes de cumplimiento que ayuden en la toma de decisiones.
- Gestión de auditoría: Una plataforma centralizada agiliza el proceso de auditoría y puede realizar un seguimiento de las acciones correctivas.
- Conciencia: Las herramientas de administración de cumplimiento lo ayudan a administrar los programas continuos de capacitación y concientización de los empleados.
Implementación de soluciones de gestión de cumplimiento
La implementación adecuada es clave cuando se introducen soluciones de software de gestión de cumplimiento. Comience con una evaluación integral de las necesidades: ¿Cuáles son las prioridades de su organización? ¿Qué requisitos reglamentarios se aplican a su empresa? Utilice los resultados de su evaluación para guiar su proceso de selección de software. Busque una plataforma de gestión de cumplimiento que:
- Se integra con sus sistemas de software y fuentes de datos existentes
- Se puede personalizar para alinearse con los requisitos normativos específicos
- Tiene una buena experiencia de usuario y es fácil de navegar.
Idealmente, la plataforma de software que elija debería automatizar los procesos de cumplimiento para reducir la carga administrativa, ahorrando tiempo y dinero a su organización.
Mejores prácticas para una gestión eficaz del cumplimiento
Utilice estas mejores prácticas en su empresa para que su programa de cumplimiento sea más efectivo:
- Cultura organizacional: Establecer una cultura de cumplimiento. Planifique la capacitación continua para mantener los requisitos de cumplimiento como una prioridad para el personal.
- Auditorías internas: Realice evaluaciones periódicas de cumplimiento y análisis de brechas para identificar áreas de mejora.
- Coordinación: Cree un equipo de cumplimiento multifuncional para proporcionar una supervisión integral que incluya a las partes interesadas de los departamentos de recursos humanos, legal y financiero.
- Gestión de flujo de trabajo: Implemente flujos de trabajo automatizados y utilice notificaciones para garantizar la finalización oportuna de las tareas de cumplimiento requeridas.
Garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la privacidad
Un aspecto importante de la gestión del cumplimiento es abordar las normas de protección de datos, que dictan cómo las empresas en una amplia gama de industrias (por ejemplo, atención médica y servicios financieros) manejan los datos de los consumidores y la información de identificación personal (PII). Las normas de protección de datos incluyen leyes como:
- EU Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
- Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA)
- S. Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA)
Las empresas deben implementar controles de acceso a datos, medidas de encriptación y otras protecciones para reducir la probabilidad de una violación de datos. Además, si trabaja con proveedores externos, necesita un sistema para establecer acuerdos de intercambio de datos. Cualquier tercero con el que contrate debe cumplir con los requisitos reglamentarios de su industria y contar con protecciones adecuadas de privacidad y seguridad.
El futuro de las soluciones de gestión de cumplimiento
A medida que más y más empresas adopten la transformación digital e implementen estructuras de trabajo distribuidas o híbridas, las necesidades de cumplimiento seguirán cambiando junto con un panorama regulatorio en evolución. Además, los desarrollos más recientes en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático harán que el monitoreo de cumplimiento automatizado sea más sofisticado. La tecnología de inteligencia artificial ya está mejorando el análisis predictivo, que se basa en datos históricos para identificar patrones y hacer predicciones que guíen las decisiones comerciales futuras.
Elíjanos para una gestión de cumplimiento experta
Al aprovechar las soluciones eficaces de gestión del cumplimiento, las empresas pueden optimizar sus procesos de cumplimiento, mitigar los riesgos y mantener el cumplimiento normativo. Con nosotros, puede implementar un sólido sistema de gestión de cumplimiento para navegar por los cambios normativos y ayudar a su organización a trabajar de manera más eficaz. Ofrecemos soluciones completas de cumplimiento, con software diseñado para satisfacer las necesidades de industrias específicas, que incluyen:
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