Effektiv Compliance Management kostet Zeit und Mühe, aber es ist viel besser, vorbereitet zu sein und Problemen vorzubeugen, bevor sie auftreten. Wenn Sie gegen die für Ihre Branche geltenden Vorschriften verstoßen, riskieren Sie, Kunden zu verlieren, Ihren Ruf zu schädigen und Ihr Geschäftsergebnis zu beeinträchtigen. Glücklicherweise bedeutet ein proaktiver Ansatz, dass Sie viele der Compliance-Herausforderungen bewältigen können, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Werfen wir einen genaueren Blick auf Compliance-Management-Systeme und ihre Vorteile.
Was ist Compliance-Management?
Unternehmen aller Branchen müssen die lokalen, staatlichen, bundesstaatlichen oder internationalen Vorschriften verstehen und befolgen, die sich auf ihre Geschäftstätigkeit auswirken. Beim Compliance-Management handelt es sich um eine Reihe von Tools und Verfahren, die ein Unternehmen einsetzt, um sicherzustellen, dass es die in seiner Branche geltenden Gesetze einhält. Regulatorische Anforderungen können festgelegt werden durch:
- Regierungsstellen
- Gewerkschaften
- Handelsverbände oder andere Branchenorganisationen
Beispielsweise müssen Pharmaunternehmen den US Drug Supply Chain Security Act einhalten (DSCSA), zu deren Anforderungen die Produktserialisierung und der elektronische, interoperable Datenaustausch gehören. Ebenso stellt der Food Safety Modernization Act (FSMA) der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) spezifische Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit und den Datenaustausch.
Warum ist Compliance-Management wichtig?
Um ethisches Verhalten gegenüber Kunden oder Wettbewerbern sicherzustellen, bestehen häufig Compliance-Anforderungen. Klare, durchsetzbare Vorschriften setzen Maßstäbe für Unternehmen, Regierungen und Organisationen der Zivilgesellschaft.
Die Nichteinhaltung geltender Gesetze oder Vorschriften kann zu Bußgeldern, Gebühren, der Einstellung des Geschäftsbetriebs, dem Widerruf von Lizenzen oder Zertifizierungen oder anderen Compliance-Problemen führen. Daher erstellen und etablieren viele Unternehmen Governance-, Risikomanagement- und Compliance-Programme (GRC), um ihr Risiko zu minimieren.
Drei Ansätze für das Compliance-Management
Eine Compliance-Management-Lösung kann von einfach bis komplex variieren und muss individuell auf die Struktur und Branche eines Unternehmens zugeschnitten sein. Drei gängige Methoden des Compliance-Managements sind:
Strenger Top-Down-Ansatz
Dies ist der strengste Ansatz für das Compliance-Management. Interne Richtlinien werden von der Person oder dem Team an der Spitze des Organigramms erstellt und umgesetzt. Es gibt keinen Raum für Flexibilität oder Interpretation. Ein Top-Down-Modell ist in der Regel erforderlich, wenn die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter oder der Menschen, denen sie dienen, im Vordergrund stehen. Beispielsweise muss ein Kindertagesstättenbetreiber alle staatlichen und lokalen Vorschriften befolgen, die zum Schutz von Minderjährigen gelten.
Hands-Off-Ansatz
Im Gegensatz dazu ist ein Hands-off-Ansatz die flexibelste Art des Compliance-Managements. In diesem Modell legt die Führung zwar Compliance-Standards fest, die Umsetzung alltäglicher Geschäftsprozesse wird jedoch dem mittleren Management oder anderen Mitarbeitern überlassen.
Dieser Ansatz kann in bestimmten Situationen funktionieren. Beispielsweise kann ein Franchisegeber, der Lebensmitteleinzelhandelsbetriebe in verschiedenen Bundesstaaten betreibt, in jedem Bundesstaat den Inspektionen der Gesundheitsbehörden unterliegen. In Anbetracht der Tatsache, dass für jeden Franchisenehmer andere Vorschriften gelten, können sie es jedem Standortleiter überlassen, bei ihrem jeweiligen Franchise eine Schulung oder eine Inspektionscheckliste durchzuführen.
Gemeinsames oder verteiltes Modell
Bei diesem Ansatz werden Compliance-Aktivitäten von den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen gemeinsam genutzt. Anstatt strenge Richtlinien von einer zentralen Behörde zu erhalten, können sich Abteilungen oder Teams die Verantwortung für die Erstellung und Umsetzung von Compliance-Aktivitäten teilen. Oder die Organisation gibt eine zentrale Richtlinie heraus und bittet die Mitarbeiter um Feedback dazu, was geändert oder verbessert werden soll. Ein verteiltes Modell kann besonders gut funktionieren, wenn Unternehmen neu erlassene Vorschriften umsetzen und Feedback von Mitarbeitern an vorderster Front ihrer Branche benötigen.
Herausforderungen beim Compliance-Management
Durch die durchdachte und proaktive Umsetzung von Compliance-Maßnahmen können Sie später Zeit und Geld sparen. Das Compliance-Management ist jedoch nicht ohne Herausforderungen, zu denen Folgendes gehören kann:
- Sich entwickelnde Regulierungslandschaft: Unabhängig davon, ob Sie ein Startup oder ein multinationaler Konzern sind, kann es schwierig sein, mit neuen und sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten. In einem immer komplexer werdenden Unternehmensumfeld ist es sinnvoll, dass Organisationen Schwierigkeiten haben, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
- Veränderte Arbeitsumgebungen: In den letzten Jahren haben immer mehr Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt. Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, kann Unternehmen zwar dabei helfen, flexibel zu bleiben, setzt sie aber auch einer Reihe neuer Cybersicherheitsrisiken und HR-Herausforderungen aus.
- Lieferantenmanagement: Man kann nicht in allem Experte sein. Verständlicherweise arbeiten Unternehmen für bestimmte Dienstleistungen oft mit Drittanbietern zusammen, sei es Leistungsmanagement, IT-Support oder Rechtsdienstleistungen. Unsachgemäße Prüfungen oder unzureichende Due Diligence können dazu führen, dass Sie am Ende mit Anbietern zusammenarbeiten, die die Anforderungen Ihrer Branche nicht einhalten.
Pharmazeutik, Lebensmittel und Getränke sowie Kosmetik
Unternehmen der Pharma-, Lebensmittel- und Getränkeindustrie sowie der Kosmetikindustrie stehen beim Compliance-Management vor besonderen Herausforderungen. Verbraucher müssen wissen, dass die Lebensmittel, die sie essen, die Medikamente, die sie einnehmen, und die Körperpflegeprodukte, die sie verwenden, sicher sind.
Pharmazeutische Compliance Vorschriften wie dem US-amerikanischen DSCSA und die EU-Fälschungsschutzrichtlinie (EU FMD) dienen dazu, die Patientensicherheit zu verbessern, die Produktintegrität sicherzustellen und gefälschte Arzneimittel aus der Lieferkette fernzuhalten. Für die Lebensmittelindustrie gelten der Food Safety Modernization Act (FSMA) und Richtlinien wie die Global Food Safety Initiative (GFSI), um die Lebensmittelversorgung sicherer zu machen und die Rate lebensmittelbedingter Krankheiten zu senken. Die Vorschriften für Kosmetika sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Im Allgemeinen müssen Unternehmen jedoch Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Produkte sicher sind, über vollständige Etiketten mit Inhaltsstoffen verfügen und ihre Angaben auf der Etikettierung überprüfen können.
In all diesen Branchen streben die Regulierungsbehörden zunehmend nach Verbesserungen Transparenz in der Lieferkette und Rückverfolgbarkeit.
Best Practices für das Compliance-Management
Unternehmen können die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Best Practices unterstützen, wie zum Beispiel:
- Gründliche Dokumentation: Dokumentieren Sie im Zweifelsfall alles, auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Ein zentraler Dokumentenspeicher macht es Mitarbeitern im gesamten Unternehmen leicht, die benötigten Informationen zu finden und Verstöße zu verhindern.
- Legen Sie Datenstandards fest: Stellen Sie sicher, dass Sie in allen Geschäftsabläufen die Branchenstandards für qualitativ hochwertige Daten einhalten. Ungenaue oder unvollständige Daten bedeuten, dass Sie weniger auf genaue Compliance-Berichte vorbereitet sind.
- Bildung und Engagement: Kennen Sie Ihre Branche in- und auswendig. Der Kontakt zu Branchenverbänden, die Teilnahme an Weiterbildungen sowie die Teilnahme an Veranstaltungen und Konferenzen tragen dazu bei, dass die Organisation über Veränderungen und Trends in der Branche auf dem Laufenden bleibt.
So erstellen Sie ein Compliance-Management-Programm
Unabhängig davon, ob Sie Compliance-Management in einem neuen Unternehmen implementieren oder ein bestehendes Compliance-Programm überarbeiten, sind diese Schritte von entscheidender Bedeutung:
Führen Sie eine gründliche Risikobewertung durch
Beginnen Sie mit der Bewertung interner und externer Risiken, die sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auswirken könnten. Überprüfen Sie jede Abteilung, um potenzielle Probleme zu identifizieren und zu dokumentieren und qualitative und quantitative Daten zu sammeln, die Sie mit regulatorischen Standards vergleichen können.
Legen Sie Unternehmensrichtlinien und -verfahren fest
Nutzen Sie die Branchenrichtlinien, die Ihnen bei der Erstellung eines ersten Entwurfs Ihrer Compliance-Richtlinie helfen. Sie benötigen wahrscheinlich Input von Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen, einschließlich IT-, HR-, Rechts-, Finanz- und Risikomanagement-Führungskräften. Wenn Sie noch keinen Compliance-Beauftragten haben, müssen Sie einen ernennen (oder einstellen).
Kommunizieren Sie den Plan und bieten Sie Schulungen an
Sobald Ihre Organisation über eine endgültige Compliance-Richtlinie verfügt, muss diese allen Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern mitgeteilt werden. Nehmen Sie sich Zeit für spezielle Schulungen zur Richtlinie, zur Verwendung einer Compliance-Checkliste und zur Durchführung eines internen Audits. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit allen gesetzlichen Änderungen oder neuen Regeln für die Aufzeichnung und Berichterstattung vertraut sind.
Konto für routinemäßige Wartung
Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens ein, um sicherzustellen, dass sie Änderungen in Ihrer Branche oder Ihrem Geschäftsbetrieb widerspiegeln. Budgetieren Sie die Ressourcen, die Ihrem Compliance-Team dabei helfen, über Veränderungen in der Branche und neue Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.
Führen Sie regelmäßige Compliance-Audits durch
Routinemäßige interne Audits können dabei helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie sich ausbreiten. Darüber hinaus stellen regelmäßige Audits sicher, dass Ihr Unternehmen besser auf Anfragen von Regierungs- oder Aufsichtsbehörden vorbereitet ist. Wenn bei einem internen Audit Verstöße oder Schwachstellen entdeckt werden, ergreifen Sie sofort Abhilfemaßnahmen und überprüfen Sie die bestehenden Richtlinien, um zu sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, ähnliche Probleme in Zukunft zu verhindern.
Compliance-Management-Lösungen
Zusätzlich zu einer Reihe interner Verfahren, a Compliance-Management-Lösung sollte beinhalten:
- Prüfungswerkzeuge
- Laufende Compliance-Schulungen und Schulungen für das Personal
- Aufsicht durch Vorstand und Management
Darüber hinaus können Workflow-Tools und Apps dabei helfen, Compliance-Prozesse zu organisieren und bestimmte Aufgaben wie die Datenanalyse zu automatisieren.
Compliance Management Systeme
Heutzutage verlassen sich viele Unternehmen auf digitale Tools, um ihre Compliance-Bemühungen zu optimieren. Ein gut konzipiertes Compliance-Management-System (CMS) kann:
- Verbessern Sie die Datenqualität und Geschäftsanalysen
- Sorgen Sie für Konsistenz über mehrere Unternehmensstandorte oder Niederlassungen hinweg
- Vereinfachen Sie Nachverfolgung, Rückverfolgbarkeit und Berichterstellung
- Automatisieren Sie Routineaufgaben, damit sich Ihre Mitarbeiter auf andere Geschäftsprioritäten konzentrieren können
- Minimieren Sie die Gesamtrisikoexposition einer Organisation
Compliance-Management-Software
Compliance-Management-Software bietet eine zentrale Plattform für die Kommunikation, Überwachung und Dokumentation von Compliance-Aktivitäten im gesamten Unternehmen. Wir sind bestrebt, das Compliance-Management durch Transparenz in der Lieferkette zu verbessern. Mit unseren maßgeschneiderten Branchenlösungen können Sie Ihre Lieferkette in Echtzeit verfolgen, unabhängig davon, wo sich Ihr Unternehmen befindet. rfxcel bedient Unternehmen in der Pharma-, Lebensmittel- und Getränkeindustrieund Konsumgüterindustrien auf der ganzen Welt. Um mehr über unsere Compliance-Softwarelösungen zu erfahren oder eine Demo zu vereinbaren, kontaktieren mehr Informationen.